Últimamente, el ámbito de la organización de eventos está en pleno auge y expansión. El día a día agotador, las rutinas inevitables y el estrés diario son algunos factores determinantes. Son ellos los que causan que muchos nos veamos incapaces de organizar eventos por nuestro propio pie. ¿Qué ocurre si nos olvidamos de una parte imprescindible? ¿Cómo abordar la elección de un buen catering o espacio? No te preocupes, hoy te traemos una pequeña guía para planear eventos que se conviertan en experiencias únicas. Además, no te olvides de echar un vistazo nuestro curso online en wedding planner con el que aprenderás todos los conocimientos para ejercer profesionalmente en el sector de la organización de bodas y eventos.
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Consejos para organizar eventos únicos
Si estás aquí, probablemente nunca hayas organizado un evento o estés iniciándote en este ámbito. No te preocupes, aquí te dejamos con cinco consejos que te facilitarán el trabajo a la hora de organizar un evento.
1-. Valora la magnitud de tu acto
Antes de ponerte como un loco o loca a planear tu evento, debes pensar en la magnitud del mismo. ¿Cuántas personas esperas que asistan? ¿Crees que serás capaz de organizarlo todo tú solo o, por lo contrario, necesitarás el apoyo de más personas?
Es importante que tengas una visión realista de todos los detalles que deberás contemplar a la hora de organizar eventos. Si estás seguro de poder asimilar todas las tareas tú, adelante. Si no, busca una persona que pueda encargarse, por ejemplo, de pedir presupuestos o buscar proveedores específicos.
2-. Busca la diferencia
Para organizar un acto que se convierta en una experiencia única deberás encontrar la diferencia. Por ejemplo, si quieres organizar una boda y hacer que todos sus invitados la recuerden para siempre, deberás pensar en cómo hacerlo. ¿Sustituir el arroz por pétalos de rosa? ¿Crear un momento único en el que los invitados deban interactuar con la pareja?
Además, deberás responder algunas preguntas y tomar algunas decisiones que te ayudarán a conseguir esta originalidad. Por eso, ten en cuenta:
- Fecha del evento. Debes tener claro que la celebración del evento no debe coincidir con otros grandes eventos. Por ejemplo, si vas a organizar un evento deportivo, hazlo un día en que no se celebre un partido o evento relacionado. De este modo, el público no se repartirá.
- Elección del lugar. Es fundamental escoger un lugar que cuente con las características necesarias para cada evento. Por ejemplo, si organizas un encuentro empresarial, elige un espacio elegante con servicios de cafetería, descanso o reuniones.
- Referentes. Seguramente hay alguien que ha organizado un evento parecido al tuyo anteriormente. Busca ideas en sus organizaciones, pero nunca copies. ¿Cómo puedes mejorarlo? Realiza un estudio de todo aquello que tú has echado de menos en el último evento de las mismas características al que has asistido.
3-. El tiempo nunca sobra
En la organización de eventos y bodas, el tiempo es oro. Nunca pienses lo de “todavía queda mucho”. Organizar eventos requiere tiempo, disciplina y control de la situación. Todos ellos, factores incompatibles con la presión de una cuenta atrás.
Organiza tu tiempo y tómate la suficiente antelación para evitar la presión del tiempo. En este sentido, haz un brainstorming sobre las actividades o recursos que quieres utilizar y llevar a cabo. ¿Necesitarás encontrar ponentes? ¿Buscarás un Dj? ¿Será un evento bajo invitación previa? ¿Quién gestionará los tickets? Cuantas más preguntas te hagas a ti mismo, más determinarás tus necesidades y más pronto podrás organizarlas para buscar soluciones.
4-. Trabajo constante
Una vez hayas determinado tus necesidades y detallado toda la definición de tu evento, llega el momento de montar el puzzle. Es decir, deberás organizar tu agenda para ir solucionando todos los puntos abiertos. Por ejemplo, si vas a organizar una jornada solidaria:
- Decide con qué fin lo harás,
- Quién patrocinará el evento,
- Define las acciones de marketing que publicitarán el evento.
- Planifica quién es el público objetivo y elige fechas y lugares accesibles.
