Un evento puede hacer que una empresa despegue o se entierre en lo más profundo del olvido. Todo depende de la visión y enfoque que se le dé. Por esto, es fundamental saber cómo organizar un evento. Y para ello, puedes formarte con nuestro máster de organizador de eventos y seguir leyendo. Hoy te contamos por qué es esencial prestar especial atención a todos y cada uno de los detalles que lo engloban. ¿Sabes a cuáles nos referimos? ¡Vamos a verlos!
Índice de contenidos
¿Cómo organizar un evento de éxito?
Cada persona es un mundo y, como dicen, para gustos los colores. ¿Qué queremos decir? Pues que en la celebración de un acto siempre habrá quien se enamore de algún detalle y quien repudie otro. Y aunque es cierto que es importante conocer los puntos positivos y negativos que pueden surgir, no solo es eso lo que debemos tener en cuenta. También deberás tratar de exprimir al máximo los puntos fuertes para conseguir que la gente se olvide de los malos.
Y ¿cómo se hace esto? Con mucha dedicación, pero siempre sabiendo cómo organizar un evento correctamente. Presta atención a todas las pautas a tener en cuenta para lograr esto.
Conoce la empresa
Antes de preparar cualquier evento es esencial conocer bien a la empresa promotora. De lo contrario, el evento podría ser un completo fracaso.
Antes de nada se debe saber qué quiere conseguir quien está realizando el evento, tanto a corto como a largo plazo. Deberás estudiar a su competencia, comprender al mapa de públicos y conocer cuáles son sus debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades.
Hay que pensar siempre en el resultado que se quiere conseguir. ¿Cuál es la finalidad de realizar dicho acontecimiento? ¿Es financiera, social o personal?
Consigue un equipo
Para que cualquier evento tenga éxito debe haber un equipo detrás que disponga de distintas habilidades para hacer frente a cualquier adversidad que se plantee. Mientras que unos se dedicarán a unas tareas en concreto, otros deberán atender otras necesidades. Obtener personal cualificado para realizar todas las tareas con éxito es imprescindible. Así, tú, como organizador del evento, deberás tener la capacidad necesaria para controlar toda la plantilla, conocer sus encargos y valorar su trabajo.
De este mismo modo, se debe contar con la ayuda necesaria para la preparación de actividades o programas. Un buen equipo te servirá para hacer frente a los presupuestos también. Recuerda que todo debe estar planeado, cuanta más gente experta en diferentes sectores tengas a tu lado, menos probabilidades tienes de que algo se te escape de las manos.
Trabaja las acciones comunicativas
Para que un acto sea exitoso es esencial realizar un plan de comunicación del evento. Este se estructura principalmente en dos partes, entre las que destaca la publicidad. Por otro lado estarán las relaciones públicas, que comportarán carga de trabajo en el propio momento del encuentro.
La publicidad es un factor determinante en una empresa. Gracias a ella va a llegar a un mayor número de clientes y, dependiendo de su originalidad a la hora de hacer campañas, va a crear un impacto mayor o menor en las personas interesadas. Hoy en día, las redes sociales permiten esto; el truco está en sacarles el máximo partido.
Se debe empezar a realizar una publicidad diaria dos o tres semanas antes del evento, enriqueciendo las RRSS como Twitter, Facebook o Instagram con hashtags, sorteos y multimedia para llegar a un público más amplio. Una buena manera también de fortalecer los vínculos con los ya socios o clientes. El recordatorio del evento se hará de forma diaria y con especial intensidad durante los dos días previos a su celebración.
Durante dicho acontecimiento es esencial seguir manteniendo el contacto tanto con los presentes como con los que se encuentran a través de la pantalla. Por esto, se debe seguir informando a todo el mundo mediante vídeos en directo y encuestas en las RRSS. Tras finalizar, se publicarán imágenes y vídeos en las redes sociales.
En cuanto a los medios es importante enviar notas de prensa a las empresas de comunicación, o bien a instituciones públicas para que asistan al evento y le den difusión. Por su parte, el ámbito de las relaciones públicas deberás cuidarlas una vez se esté desarrollando el evento.
Prepara el evento
Para preparar un evento es primordial conocer las fechas y el lugar donde se celebrará. En el caso de la fecha es básico escoger unos días en los que pueda asistir el mayor número de personas posible. Y, en lo que al recinto se refiere, es esencial elegir un establecimiento que disponga de parking.
De este mismo modo, habrá que montar una serie de carpas donde se realizarán diversos talleres, puntos de información o la venta de productos o actividades. En cada una de ellas se encontrará una persona encargada de las relaciones públicas. Esta acercará la empresa y el evento hasta los asistentes. También puede realizar concursos o dar charlas informativas.
En caso de tener invitados de honor, habrá que darles la importancia y lugar que se merecen, ya que pueden llegar a convertirse en socios o clientes.
Cuida los detalles
Organizar un acontecimiento parece sencillo, pero no lo es. Como ya te hemos dicho durante todo el artículo, se debe prestar atención a todos y cada uno de los detalles que tenga. Un pequeño error podría desmoronar todo lo trabajado con anterioridad. Por ello, todo evento debe seguir un protocolo y unas normas básicas. En este caso, no son muchas las personas que saben cómo organizar un evento exitoso.
En caso de tratarse de un evento con muchos stands, escenarios o atracciones, se deberá montar una carpa especial. Desde allí se repartirán folletos con un mapa de las diferentes zonas de ocio y el horario de los actos. A esto, se le sumará el servicio de una conexión WIFI gratuita. Así los medios de comunicación, asistentes y organizadores puedan estar conectados.
Otros detalles
En caso de realizar una charla o actuación, hay que tener en cuenta el tipo de micrófono. Se usará uno u otro dependiendo del sitio en el que se realice el evento.
Asimismo, hay que cuidar el aspecto del recinto en caso de estar cerrado, con pósteres, plantas verdes altas en las esquinas y con una iluminación acorde al ambiente, permanente y suficiente para que los equipos de grabación puedan funcionar correctamente.
De este mismo modo, la comodidad de los asistentes es imprescindible. Cuidar las zonas de descanso donde poder comer, beber, relajarse o recargar el móvil es vital. Además, la elección de la música resulta igual de importante. Para ello se puede contratar a un dj que actúe en vivo o grabado mediante altavoces.
Los fotógrafos y periodistas tendrán un espacio reservado al final de sala y sobre una tarima. Así evitarás que las personas sentadas no vean en caso de asistir a una charla. Y bien, tanto si se trata de un evento en el exterior como en el interior, siempre deberán tener su propio stand.
