¿Estás interesado en estudiar organización de eventos para convertirte en un experto pero no sabes bien cuál será tu tarea tras ello? En este post te enseñamos todo lo que debes saber acerca de las empresas organizadoras de eventos. así, aclares todas tus dudas.
Las agencias o empresas de organización de eventos ya sean para espectáculos, eventos deportivos, congresos, convenciones, reuniones o ferias cuentan cada vez más con una mayor demanda. Así pues, si tu sueño es convertirte en un buen organizador de eventos debes cumplir con una serie de características: creatividad, capacidad de organización, actitud comercial, vocación de servicio y empatía. Además, no te olvides de que necesitas una formación en organización de eventos para poder ir más allá y aportar auténtico valor al cliente.
Índice de contenidos
¿Qué hacen las empresas organizadoras de eventos?
Si es esto a lo que te quieres dedicar, es necesario que sepas que existen tres grandes bloques de servicios de organización de eventos. Los eventos sociales para particulares (despedidas, bodas, fiestas, etc.), los eventos corporativos para empresas (presentaciones, congresos, inauguraciones, etc.) y los eventos públicos para instituciones o asociaciones (conciertos, exposiciones, discomóviles, espectáculos, etc.).
Ahora bien, ¿qué es lo que debe hacer exactamente una empresa organizadora de eventos?
¿Qué servicios ofrecen las empresas organizadoras de eventos?
Si bien un organizador de eventos está formado para encargarse de un evento de forma integral, no tiene porqué ser así. En algunas ocasiones solo lo hace de algunos de los elementos que lo conforman. Tales como el lugar (restaurante, finca o una casa), el catering, las invitaciones, la decoración, la iluminación, la música, la fotografía y el video. También, los medios audiovisuales o la prensa, los profesionales (artistas, celebridades, azafatas etc.), los espectáculos o la animación entre muchos otros.
En este sentido podríamos dividir las tareas de las empresas organizadoras de eventos en siete bloques:
1. Los lugares y locales: restaurantes, fincas, hoteles, salas, locales, casas, etc. En este bloque, las agencias de organización de eventos buscan los espacios más adecuados según el objetivo del evento y según otros parámetros marcados por el cliente.
2. La comida y bebida: catering, cafetería, etc. Este punto es importante para ciertos tipos de evento especiales. Además, debe tenerse en cuenta el público que acudirá al mismo, para poder tener en cuenta posibles alégrenos, gustos o restricciones dietéticas.
3. La preparación del lugar: el mobiliario, el diseño y la decoración, la iluminación, la organización, etc. Cabe destacar que este punto influye, en muchas ocasiones, en el resultado final.
4. Personal para el evento: artistas, azafatas, fotógrafos, periodistas, celebridades, etc.
5. Equipos y servicios técnicos: cámaras, micrófonos, focos, etc.
6. Transporte: autobuses, taxis, limusinas, aviones, etc. Así como otros servicios como el de estacionamiento o el del desplazamiento hasta los establecimientos hoteleros.
7. Servicios extra o de apoyo: publicidad y redes sociales, servicios gráficos o de imagen, estilismo, intérpretes, etc.
Preparación del evento y los profesionales
Entre los siete apartados recién mencionados destaca especialmente la forma en que se organiza el evento. Es decir, la preparación del lugar y los profesionales que lo conforman.
En este sentido, las empresas organizadoras de eventos debes tener conocimiento absoluto de todo tipo de partes que componen un evento. De este modo, ninguna de ellas podrá desmerecer el resultado final de la organización del evento en sí.
De este modo, sabrás en qué ocasión se requiere un atril y en cuál no, con qué tipo de plantas sería mejor decorar el lugar, dónde habría que situar a cada persona/invitado… En resumen, conocer y organizar de la manera más coherente un lugar sacando su máximo partido.
Tipos de profesionales para eventos
Asimismo, los profesionales para eventos son esenciales en cualquier evento o espectáculo. Sin ellos estos obtendrían los mismos resultados. Ahora bien, dependiendo del tipo de acontecimiento harán falta más de unos que de otros. En este caso, nos encontramos principalmente con los artistas, conferenciantes, azafatas, vendedores, fotógrafos o periodistas.
Los artistas o conferenciantes son clave en cualquier evento. Una parte considerada del público decidirá su asistencia dependiendo de estos. Las azafatas, por su lado, son un pilar. Sin ellas o ellos habría un completo descontrol: son los encargados, por ejemplo, de comprobar las entradas, repartir folletos, comida, etc.
De este mismo modo, los expositores conforman las ferias y eventos dedicados al comercio. Claro está, dependiendo del tipo de evento al que vayamos a asistir se podrán apreciar a simple vista o no. Por ejemplo, un salón manga no tendría sentido si no pudieras comprar libros, camisetas o cualquier artículo relacionado con ese mundo de ficción, en este caso los vendedores se aprecian a simple vista. Sin embargo, en un restaurante donde hay un catering, este no se presenta de la misma manera.
Finalmente respecto a los fotógrafos o periodistas son de especial importancia en cuanto a la publicidad se refiere. Hacer un llamamiento a los periodistas es la mejor forma de dar a conocer un evento sin tener que pagar por ello.
¿Qué es un organigrama?
Todas las empresas organizadoras de eventos cuentan con un organigrama. Para quien no lo sepa, este es la representación gráfica de la organización de una empresa o cualquier otra institución donde se incluyen todas las estructuras que la conforman. Incluso las personas que las dirigen, así como las relaciones jerárquicas y competenciales si es que existen entre los socios.
Es aquí donde se dejarán claras las decisiones tomadas, las normas fijadas y las órdenes dictadas entre los socios de común acuerdo. En este caso, para determinar las funciones que realizará cada uno de los socios de la empresa, se podrán establecer dos bloques: uno en el que esté escrita la planificación y organización de eventos festivos y otro en el que esté escrita la planificación y organización de eventos corporativos.
A pesar de esto, ambos socios podrán actuar en el bloque del otro para prestar su ayuda. Es de vital importancia la comunicación entre los socios o miembros de una empresa para poder lograr su objetivo.
Es importante tener conocimientos básicos acerca de la organización de un evento, pero también de la organización de una empresa y así, saber qué resultará más beneficioso para la empresa o persona física a la que se le esté organizando un evento.
Formación y desarrollo curricular de la profesión
Lo cierto es que en este sector, es cada vez más importante que los profesionales tengan una formación específica en el ámbito. Cada vez es más recurrente solicitar los servicios de profesionales que ayuden a planificar eventos personales, empresariales o de otro tipo. Y es que no es tan fácil como a priori parece. Un buen evento requiere de una buena planificación y, para que cumpla los objetivos marcados desde el principio, se deben seguir unos pasos concretos con los que avanzar, controlar y evaluar todo el proceso.
Si te formas con nuestro programa, tendrás unos claros conocimientos a la hora de planificar eventos empresariales, deportivos, ferias y como organizador de bodas y celebraciones particulares. En conclusión, todo esto te convertirá en un experto de la comunicación y de las empresas organizadoras de eventos. Accede a este mercado laboral en plena expansión
