¿Has oído hablar alguna vez del event manager u organizador de eventos? Es una profesión emergente en el marketing moderno solicitada tanto por empresas como por particulares. ¿A qué se dedican estos profesionales? Básicamente, son las personas encargadas de diseñar, gestionar, desarrollar y comunicar algún tipo de evento. Para ello, parten de una finalidad y se plantean objetivos específicos, como, por ejemplo, emitir determinados mensajes. Se trata, por lo tanto, de una figura capital para el éxito de los actos o celebraciones que gestiona. Además, elimina preocupaciones, problemas y exigencias a sus promotores. ¿Te gustaría dedicarte a la organización de eventos profesionalmente? No te pierdas nuestro máster online en protocolo.
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El perfil del event manager
Los buenos organizadores de eventos son muy demandados. Su tarea resulta fundamental para muchas personas. Y es que para proyectar una imagen concreta mediante un evento, no solo hay que invertir económicamente en él. El tiempo que gastamos en su organización es muchísimo si no confiamos en un profesional de la organización de eventos.
El perfil del event manager cuenta con algunos atributos innatos que, sin embargo, pueden adquirirse con una buena formación. ¿Te estás preguntando cómo debe ser un buen organizador de eventos? ¡Sigue leyendo, te contamos a continuación las principales cualidades que debe tener un buen event manager.
Principales cualidades del organizador de eventos
Un event manager es un profesional formado en el ámbito de la organización de eventos, pero también posee otros conocimientos y habilidades. A continuación analizamos en profundidad su perfil:
- Es organizado y responsable. Se le da muy bien gestionar varias cosas a la vez, establecer prioridades y tenerlo todo bajo control en cada momento.
- Se maneja a la perfección en la comunicación interpersonal. Es sociable y disfruta trabajando con otras personas.
- Es un hábil negociador, capaz de conseguir acuerdos del tipo win-win.
- Posee una personalidad muy creativa. Tiene ideas geniales que resuelven problemas específicos y, además, disfruta relacionándose con áreas imaginativas (música, gastronomía, mundo audiovisual, etc.).
- Posee una excelente capacidad estratégica. Gracias a ello, aprovecha al máximo cada recurso e incrementa la eficacia, la eficiencia y el engagement de sus eventos.
- Se maneja bien en la incertidumbre. Es una persona resolutiva a la que no le tiembla el pulso cuando debe resolver dificultades o conflictos con poco margen de maniobra.
- Le encanta trabajar en equipo. Además, es un buen líder.
- Dispone de una gran capacidad de observación. No necesita mucho para analizar y valorar cada detalle.
Otros rasgos diferenciales del event manager perfecto
Asimismo, los mejores organizadores de eventos disfrutan de una personalidad llena de vitalidad, un factor imprescindible para permanecer activos durante varias horas seguidas en altas condiciones de estrés y exigencia. Por otra parte, el event manager ideal suele estar al día sobre los avances tecnológicos, domina varios idiomas, gestiona bien el tiempo y mantiene la calma en las situaciones exigentes.
Debes saber, además, que es una persona tolerante y abierta a otras culturas, las cuales asimila con respeto y versatilidad. Su paciencia es casi tan grande como su polivalencia y destaca por su carácter comercial, su oratoria y sus conocimientos sobre los medios de masas. Por último, es experto en el uso de las redes sociales y las tecnologías de la comunicación.
¿En qué consiste el trabajo de event manager?
El día a día de un event manager es cualquier cosa menos monótono o aburrido. Sobre todo, en los momentos de la celebración de sus eventos, en los que ha de estar al tanto de todo y coordinar un gran número de profesionales y actividades para que todo esté perfecto.
Las labores que debe realizar no difieren demasiado de un wedding planner (que trabaja para particulares y se dedica a las celebraciones matrimoniales) o un gestor de un evento corporativo internacional, contratado por una multinacional. Cambia, sobre todo, la dimensión del encargo, así como los profesionales y las actividades que debe coordinar.
Tareas habituales en la organización de eventos
En cualquier caso, existe un proceso común, más o menos complicado, que siempre es semejante. Dentro de este, se encuentran las siguientes tareas:
- Planificación. Siguiendo las directrices o interpretando las expectativas de su cliente, establece el lugar, la decoración, la fecha, la hora, el catering y el contenido del acto en cuestión.
- Creación de un plan de comunicación. El objetivo es claro: informar y seducir a los posibles asistentes al acto, así como difundir el evento a través de los medios de comunicación adecuados. En todo momento, ha de proyectar una imagen óptima.
- Coordinación de gremios, equipos y profesionales. Es fundamental asignar los tiempos, evitar duplicaciones, prevenir errores y asegurarse de que cada agente realiza su labor correctamente. De este modo, propicia la generación de sinergias entre sus aportaciones.
- Gestión de los recursos materiales. El dinero, la tecnología, las instalaciones, la comida y cualquier otro elemento necesario serán definidos, implementados y administrados por el event manager de tu elección.
- Control en vivo. Durante el evento, su actividad es frenética, pues debe estar al tanto de todo y de todos. Ha de comprobar que cada detalle está saliendo bien y reaccionar con eficacia ante el menor imprevisto.
- Valoración y presentación del resultado. Después del acto, es fundamental analizar lo sucedido y valorar las decisiones tomadas. Es el único camino para mejorar en el siguiente acontecimiento. Por eso, la última de sus funciones es preparar los informes oportunos para la realización de dicho análisis estratégico. Por supuesto, propondrá posibles mejoras de cara al futuro.
¿Cómo ser un organizador de eventos?
Ahora ya sabes cuáles son las características más valoradas en un event manager y sus tareas habituales. Se trata de una actividad apasionante, divertida y siempre original. Aprenderás muchas cosas nuevas en cada ocasión y te desenvolverás en ambientes sofisticados permanentemente.
Ahora bien, ser organizador de eventos requiere de formación, conocimientos y esfuerzo previo. Los diferentes entornos donde deberás trabajar, las múltiples innovaciones y todas las relaciones humanas se pueden convertir en durísimos para las personas que se encargan de gestionarlos sin contar con las cualidades y los conocimientos adecuados.
¿Te ves capacitado para hacerlo bien? Si tienes un perfil personal acorde con las características de un buen event manager, no lo dudes: pide información sobre nuestra formación. Te ayudaremos a formarte en esta profesión con tanto presente como futuro.
