¿Qué es exactamente la gestión administrativa?

Tal y como se deriva de su nombre, la gestión administrativa es una disciplina estrechamente relacionada con la administración empresarial. Este ámbito está especialmente relacionado con la organización, el control y la dirección del negocio o proyecto en general. Del mismo modo, se basa en la planificación de la totalidad de los recursos existentes (humanos, financieros, tecnológicos, materiales…). Si quieres formarte en este ámbito, no te pierdas nuestro máster en gestión administrativa.

¿Qué es la administración?

La administración es extraordinariamente importante en todos los ámbitos de la vida. Tan solo una correcta organización permite alcanzar el máximo beneficio, sea cual sea su propósito: social, político, económico… De esta manera, prestarle atención es la única manera de garantizar una coordinación entre grupos de personas. Además, únicamente a través de la administración se aumentan los niveles generales de eficiencia y eficacia.

Lo dicho hasta este punto es suficiente como para ver la enorme importancia del concepto general de administración. Esto es un paso necesario para que comprendas la relevancia que, a su vez, tiene la gestión administrativa particularmente. ​

Ahora bien, con tal de profundizar lo suficiente en este ámbito, vamos a dedicarle el presente artículo. Analizaremos en detalle qué es la gestión administrativa y cuál es su importancia concreta.

¿Qué es la gestión administrativa?

Haber tratado más arriba el concepto general de administración hace realmente sencillo plasmar ahora concretamente en qué consiste esta gestión. Y es que puede decirse que se trata de la realización de tareas destinadas a la utilización de los recursos. Es decir, cuando una empresa desea optimizar el uso de los recursos a su alcance, debe invertir en este tipo de gestión. Tan solo de esta manera pueden alcanzarse los objetivos buscados y obtener los mejores resultados.

De este modo, se aplican distintas técnicas y procedimientos con la voluntad de aumentar la eficacia del uso de recursos. Esto incluye los financieros, humanos y materiales, pues todos ellos conforman una compañía.

Es responsabilidad del gestor administrativo, por tanto, utilizar eficaz y coordinadamente los recursos empresariales. Por ello, todas sus funciones se dirigen al control de estos. Se planifica, dirige, coordina y organiza el control directo y general de la compañía.

A través de la gestión de este tipo, en definitiva, se racionalizan las tareas y esfuerzos, de manera que se obtenga de ellos el máximo rendimiento. Todo esto se hace, además, intentando evitar los problemas futuros. Solo así se alcanzan los más favorables resultados para la empresa en cuestión.

¿Cómo se desarrollan las tareas en este sector?

De todo lo dicho hasta ahora se derivan cuáles son las tareas propias de un gestor administrativo. En general, son aquel conjunto de funciones que analizan la marcha de una empresa y la mejoran. Estudian el uso de los recursos y los resultados obtenidos, buscando fortalezas y debilidades. Así, se realizan tareas de mejora de los puntos débiles y mantenimiento de los puntos fuertes.

Ahora bien, para comprender más profundamente este aspecto, es oportuno hablar de los principios de la gestión administrativa. Se trata de aquellos pilares que marcan cómo han de desarrollarse el conjunto genérico de tareas de administración. Tales principios son.

• Planificación

La función principal del gestor es clara: la planificación. Ha de preverse el futuro en todas sus posibilidades. Se han de delimitar los objetivos y se han de calcular los recursos que se necesitarán para su alcance. Solo de esta manera se podrá proyectar la vida de la empresa hacia el futuro.

• Coherencia

La asignación de tareas y responsabilidades debe ser plenamente racional. Se han de establecer tiempos coherentes y se han de repartir trabajos de forma lógica. Además, se han de mantener los pies en la tierra en todo momento respecto a los recursos disponibles.

• Disciplina y orden

Además, todo lo dicho hasta ahora deberá realizarse con disciplina y siguiendo un orden lógico. El desarrollo metódico del trabajo, con inteligencia, seriedad y orden será la clave para esta gestión.

Funciones y para qué sirve la gestión administrativa

Este proceso, es muy importante para el correcto desarrollo y mantenimiento de una empresa. No obstante, lo que hace la gestión administrativa va más allá de simplemente ‘mantener el orden’. Podemos destacar 4 funciones de la administración fundamentales:

• Planificación. Consiste en definir metas y objetivos realistas, y establecer con qué recursos y actividades se conseguirán. A grandes rasgos, se trata de marcar el rumbo de la empresa y las herramientas que se usarán.
• Organización. Esta función se basa en construir una estructura para distribuir los recursos, tanto humanos como materiales, para optimizar los procesos y actividades de la empresa.
• Dirección. Consiste en ejecutar las estrategias que se han diseñado y guiar los esfuerzos hacia la consecución de objetivos. Aquí es donde entran en juego las habilidades de liderazgo, motivación y comunicación de un buen líder.
• Control. En este punto, se verifica que todo avanza según lo establecido y se llevan a cabo los ajustes necesarios para que así sea.

Debido a todas estas funciones y el papel que lleva a cabo, podemos destacar múltiples beneficios de la gestión administrativa que permiten ir un paso más allá y garantizar el buen funcionamiento de la empresa. Te contamos cuáles son a continuación: ¡quédate!

¿Cuál es la importancia de esta gestión administrativa?

Por último, cabe referir a la importancia real que, dentro del mundo laboral, tiene este tipo de gestión de la administración. Y es que para entender la importancia de este sector, basta con adentrarse en los beneficios que conlleva. Así, una buena administración se traduce siempre en los siguientes puntos.

• Incremento de la productividad

Este es, sin duda, el beneficio principal y más importante. Y es que cuando una empresa emplea una buena administración, todos los procesos internos mejoran. De manera simple y sencilla el funcionamiento de todas las actividades mejora sensiblemente. La productividad, por tanto, se incrementa enormemente. Todos los procesos quedan modificados y adecuados en vistas a la reducción de costes. Dentro de estos costes, además, se introducen tanto los monetarios o financieros como los temporales.

En definitiva, el esfuerzo que la empresa realiza se redirige de manera eficaz.

• Logro de los objetivos

En la línea con lo comentado en el apartado anterior, dentro de la redirección de los esfuerzos empresariales se incluyen los objetivos. Todas las tareas y actividades se conducen a la consecución de los fines previamente marcados. Se introducen aquí conceptos tales como el de la planificación o el del diseño de estrategias. Se coordinan los diversos sectores y departamentos, así como los procesos de producción.

La traducción directa de todo esto es clara: los objetivos marcados se alcanzan dentro del tiempo establecido.

• Maximización de la optimización en el uso de los recursos

Habiéndose incrementado la productividad y habiéndose dirigido al logro de los objetivos, queda un último beneficio. Este se centra en exprimir al máximo los recursos disponibles. A través del ahorro de dinero, tiempo y esfuerzos. Una buena gestión de la administración, en esencia, ayuda a que la empresa funcione de manera más inteligente.

En conclusión, ya has podido comprobar la extraordinaria importancia que la gestión administrativa tiene en todos los sectores. Desde este punto de vista, adentrarse en su profesionalización no es, en ningún caso, mala idea. Tan solo adquiriendo las competencias necesarias podrás pasar a ser un profesional de la administración. En tu mano está saber identificar los sectores estratégicos y adentrarte en ellos de cara a un futuro prometedor. La administración, sin ninguna duda, es uno de estos sectores de enorme relevancia.

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