La gestión de proyectos o por proyectos es una metodología que se ha ido imponiendo a lo largo del tiempo, especialmente en la economía actual. El motivo es que permite alcanzar objetivos de naturaleza transversal optimizando y coordinando los recursos y cumpliendo plazos concretos. Inicialmente, esta metodología se usaba solo en tareas de construcción o ingeniería. Sin embargo, en la actualidad se usa para todo tipo de operaciones que tengan un objetivo claro y un plazo concreto de tiempo. De este modo, el carácter temporal de los proyectos los distingue claramente de las operaciones normales de cualquier empresa u organización. Estas últimas suelen ser por tareas o actividades similares y repetitivas, de carácter permanente. De hecho, la gestión de estos dos modos de trabajar es muy distinta, y requiere el desarrollo de habilidades gestoras, técnicas y estrategias muy diferentes. Por eso, empezamos explicándote qué es un proyecto y cuáles sus peculiaridades.
Así pues, en este post vamos a facilitarte una guía sobre la gestión de proyectos. Y recuerda que puedes estudiar el máster online en project management para adquirir los conocimientos propios de un gestor de proyectos profesional.
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¿Qué entendemos por proyecto?
Existen muchas definiciones, pero la más amplia sería la que lo contempla como proceso único que requiere de un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas, planificadas, ejecutadas y evaluadas, que, con unos recursos humanos, técnicos y financieros limitados, trata de obtener unos objetivos en un plazo determinado, con un comienzo y un fin.
En esta descripción encontramos los elementos esenciales de todo proyecto:
- El logro de unos objetivos concretos.
- Una serie de actividades y su plan de trabajo o ejecución.
- Los recursos técnicos, humanos y materiales necesarios.
- El tiempo o los plazos prefijados.
- Los recursos financieros asignados al proyecto.
¿Qué objetivos se persiguen mediante la gestión de proyectos?
El objetivo primordial es alcanzar el resultado final pretendido por la empresa. Por ejemplo una obra (realizar un edificio o una nave industrial) o un nuevo producto o servicio que se quiere poner en el mercado. Esta finalidad es la que da sentido al nacimiento de tu proyecto.
Por otra parte, también puedes perseguir alcanzar esa finalidad al menor coste económico posible. Cuando trabajamos en base a un proyecto, siempre deberemos estimar los recursos económicos que se van a necesitar, así como la viabilidad del proyecto en general. Cuando el proyecto lo encargamos a otra empresa, el coste es un elemento esencial y está muy definido en cada partida.
Lo habitual es que se lleve a cabo a través de un contrato mercantil. De modo que el adjudicatario del mismo deberá respetar absolutamente el coste acordado. Aunque, si surgen imprevistos, se puede revisar para su ajuste. Cuando el proyecto se lleva a cabo de forma interna en la empresa, es posible que no lo hayamos valorado al detalle. Sin embargo, es muy aconsejable que sí se haga.
Otra finalidad de la gestión por proyectos es conseguir que se cumpla el plazo que te interese. Es fundamental diseñar un cronograma con la planificación del tiempo necesario para cada actividad crítica. Así, lograrás cumplir con el tiempo total previsto. El control de los plazos críticos es una de las facetas más importantes de la gestión de proyectos. Para ello, dispones de sofisticadas herramientas que se estudian en los cursos especializados.
¿Qué elementos caracterizan la gestión por proyectos?
Quizá el elemento más característico sea su gran importancia para la empresa. Ya sea porque involucra grandes inversiones económicas o porque se persigue un objetivo estratégico de consecuencias trascendentales para la compañía.
Otra característica es que los proyectos necesitan para su ejecución de personas y recursos materiales muy variados. También pueden ser pertenecientes a distintos departamentos o unidades de la empresa. Además, cada uno participa en el proyecto con distinto grado de implicación en cada fase, según las necesidades.
Por esta razón, para la gestión de proyectos, se necesita un director o líder del proyecto. Un líder que será el que administre el presupuesto asignado e integre los esfuerzos de todos los departamentos implicados. Es un modo completamente distinto respecto del funcionamiento tradicional de la empresa.
Al contrario que los trabajos estables y rutinarios, el proyecto está en constante crecimiento y necesita dinamismo y agilidad de quienes participan. Suceden hechos no previstos, entran nuevos recursos (o salen al cumplir su tarea), finalizan las fases y empiezan las siguientes, y casi siempre a un ritmo de actividad frenético. Adicionalmente, las decisiones tomadas en su ejecución suelen ser bastante irreversibles. Y, si hay que modificarlas, su coste es muy grande en dinero y en plazos. A veces, también los proyectos están sujetos a influencias externas a la empresa.
¿Cuáles son las etapas esenciales en el desarrollo de un proyecto?
En primer lugar, deberás encargarte de su diseño. En esta fase se definen los objetivos del proyecto, los requerimientos técnicos del mismo y su alcance. También se estudia toda la información disponible para fijar las tareas o actividades que compondrán el proyecto, si es posible aprovechando la experiencia previa.
A continuación, pasamos a su planificación:
- Definen y concretan las actividades y tareas a realizar en el proyecto para lograr el objetivo, especialmente las denominadas <<actividades críticas>>. Su logro y duración van a determinar el <<camino crítico>> y el plazo total del mismo.
- Se concretan todos los recursos necesarios: económicos (en forma de presupuestos), materiales, técnicos y humanos.
- Se crea el cronograma con todas las actividades, mediante instrumentos como el Diagrama de Gantt, que representa el plan de trabajo. Se muestran todas las actividades a realizar, el momento de comienzo y terminación y la forma en que las distintas actividades se encadenan entre sí). O el Método PERT (Program Evaluation and Review Technique), que posibilita mostrar de manera gráfica todas las tareas que componen el proyecto y obtener así los plazos de ejecución.
- Se establece un plan de seguimiento del proyecto.
- La fase siguiente es su ejecución. Para ello, se pone en práctica todo lo planificado en la fase anterior.
La gestión de proyectos consiste en aplicar el plan de seguimiento establecido en la fase de planificación. Es necesario hacer un seguimiento del grado de cumplimiento de las actividades, de los recursos consumidos y del presupuesto. Finalmente, se procede a la evaluación final del proyecto y su cierre, haciendo balance de los resultados alcanzados, elaborando el informe final del proyecto y disolviendo el equipo de trabajo.
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