Consejos sobre cómo triunfar organizando eventos

¿Cómo triunfar organizando eventos de distinto tipo? Existen celebraciones que se enmarcan en el ámbito familiar, cultural y corporativo. Por ejemplo, bodas, congresos o aniversarios de empresa. Sea como sea, un buen evento, importante para sus asistentes, se acaba convirtiendo en un recuerdo imborrable. or ello, la organización es clave para que un acontecimiento consiga su objetivo. Si te apasiona este ámbito, no te pierdas nuestro máster en organización de eventos. Y acompáñanos, te explicamos cómo puedes triunfar organizando eventos. Toma nota.

¿Cómo ser un experto organizando eventos? 10 consejos

Aquí tienes una guía básica que puede servirte de referencia durante el proceso.

1. Definición de la meta

Antes de empezar a trabajar en el proyecto, es esencial concretar cuál es el objetivo general del evento. Dicha meta se convierte en una referencia constante durante la toma de decisiones. Aunque el desafío sea ilusionante, el reto siempre debe ser realista.

2. Búsqueda de un lugar con el aforo deseado

Conviene realizar un cálculo de los asistentes que van a participar en la celebración. Por ello, el lugar elegido para el evento debe ofrecer la capacidad necesaria para acoger a ese número de personas. Así, una gran idea es elaborar un análisis de espacios disponibles en el entorno próximo para elegir el más indicado.

Si estás ocupado organizando eventos, también puedes inspirarte en aquellos actos a los que acudes como espectador.

3. ¿Cómo acertar organizando eventos inolvidables? Elige la fecha

La elección de la fecha es importante desde distintos puntos de vista. En primer lugar, conviene concretar un día en el que el evento no compita con otros acontecimientos que puedan despertar el interés del público objetivo. Ten en cuenta que, en ese caso, el aforo puede reducirse. Por otra parte, la fecha también puede contextualizarse de forma intencional en un periodo del año en concreto.

¿Deseas celebrar un acto al aire libre? Elige un día de primavera o verano. ¿La fiesta tiene un fin solidario? Es preferible contextualizar la celebración en los días próximos a la Navidad. ¿Quieres organizar un aniversario de empresa? La fecha de la fundación marca una referencia a tener en cuenta.

Cuando un acontecimiento se enmarca más allá del ámbito familiar, conviene realizar un plan de marketing para promocionarlo. Por ejemplo, es posible utilizar las redes sociales para difundir la información.

4. La decoración

La decoración permite realzar las características de las instalaciones del local. Las flores, por ejemplo, aportan un toque de frescura y naturalidad a cualquier tipo de evento. ¿Cómo personalizar el look del local? Elige una combinación de colores que esté integrada por dos o tres tonos principales. En un evento corporativo, por ejemplo, conviene realzar el protagonismo de los matices visibles en el logo. Los colores empleados también pueden estar en relación con la estación del año. Un evento de otoño, por ejemplo, puede dar una mayor visibilidad a los tonos tierra.

Por otra parte, hay que concretar un estilo. Una iluminación cuidada también forma parte de la decoración. Es posible elegir un tema central que unifique todos los detalles utilizados para decorar.

5. Horario de inicio y de despedida

Es habitual poner el foco de atención en el comienzo de un evento. Sin embargo, también debe concretarse cuándo va a finalizar. De este modo, sabes durante cuánto tiempo se va a desarrollar el programa previsto y puedes planificar un calendario de actividades que esté alineado con el horario disponible. Por otra parte, también debes conocer esta información para reservar el lugar en el que se va a desarrollar el evento.

6. Utiliza una agenda

Son muchas las decisiones que intervienen en la elaboración de una celebración. Por ello, es necesario que realices un seguimiento adecuado de todas las gestiones. Elabora una programación con la lista de tareas a realizar en plazos de tiempo específicos. Y utiliza una agenda para no olvidar ningún dato. Cuando hayas terminado una gestión, tacha esa información. Realiza repasos frecuentes de aquellos asuntos que quedan pendientes. De este modo, minimizas el riesgo de que puedan irrumpir imprevistos de última hora.

¿Estás ocupado organizando eventos y quieres contar con un recurso de apoyo para planificar tu tiempo? Utiliza un cuaderno en el que anotes todo lo que no quieres olvidar.

7. Informar a los invitados sobre los detalles

Un evento es verdaderamente exitoso cuando acude el público objetivo al acto. Por ello, es necesario informar a los asistentes para que puedan organizar su tiempo con anticipación. Conviene redactar una invitación y, también, elegir el canal adecuado para enviarla.

8. Detalles para los participantes

Las personas que se sumen al acto también pueden llevarse un pequeño obsequio. Un regalo que se convierte en un buen recuerdo. Es una costumbre que está presente en cualquier celebración familiar. Una costumbre que también se contextualiza en el marco de un acontecimiento de empresa. En ese caso, es posible dar protagonismo a un producto personalizado con el logo del negocio.

9. Presupuesto

El presupuesto es el elemento clave para organizar un evento realista. Esta cantidad permite descartar aquellas opciones que exceden la inversión disponible. Por el contrario, es el marco de referencia para cerrar acuerdos con proveedores. Antes de concretar un acuerdo con un colaborador, conviene comparar precios. El gasto realizado debe observarse como una inversión. Por tanto, realiza una gestión responsable de los medios disponibles.

10. Diseña un programa muy interesante y entretenido

¿Cuál es la agenda del acto? El contenido que los asistentes van a disfrutar con su asistencia. Elabora la lista de actividades y ten presente que conviene diseñar un plan alternativo para solucionar posibles imprevistos que pueden identificarse de antemano. ¿El evento va a transcurrir en un entorno al aire libre? En ese caso, busca una carpa para cubrir esa superficie si el día amanece nublado.

¿Cómo triunfar organizando eventos personales o de empresa? Con frecuencia, es positivo trabajar en equipo para alinear esfuerzos y coordinar funciones. Por otra parte, existen empresas especializadas que ofrecen este servicio. Proyectos que cuentan con una amplia experiencia y que están integrados por profesionales que trabajan con una amplia red de proveedores. ¿Cuál es el detalle definitivo para acertar organizando eventos de cualquier tipo? Estudia estas empresas organizadoras y opta por la que más se adapte a tus necesidades. O quizá prefieres formarte tú mismo para realizar este trabajo.