La organización de eventos corporativos es muy importante. Por ejemplo, estos pueden servir como puentes de comunicación entre una empresa y posibles inversores u otras organizaciones que quieran colaborar. También pueden ser, en definitiva, parte de tu trabajo como experto en ello. Y cada uno de estos eventos corporativos se convierte en una ocasión para demostrar tu valía como empresario en cualquier sentido. Por ello, si estás interesado en este ámbito, no te pierdas nuestro máster en organización de eventos a distancia. Con él te convertirás en un experto del sector. Y sigue leyendo, porque a continuación te damos algunas pautas para que plantees la organización de tu acto de la mejor forma.
Índice de contenidos
¿Cómo organizar eventos corporativos?
Antes de nada, para que esta reunión o encuentro consiga sus objetivos, es imprescindible que todo esté planificado y pensado al milímetro. Dar la apariencia de perfección y meticulosidad es muy importante para reflejar la seriedad y profesionalidad del anfitrión.
De hecho, cualquier suceso inesperado o no planeado podría perjudicar la percepción de los invitados. Ello daría una mala impresión del organizador. Así pues, es importante que tengas presente la siguiente información:
1. Establece el objetivo o meta del evento
Esto es muy importante. Tanto si estás dentro de la empresa organizadora como si has sido contratado específicamente para esto, la celebración tendrá un leitmotiv que debes identificar y tener presente durante toda la organización.
En base a esto, tendrás que planificar diferentes factores. El primero de ellos será ponerte en la piel de los invitados y pensar en qué te gustaría que ocurriese. Piensa también cómo querrías ser tratado, qué decoración sería agradable para ti o qué echarías en falta si no estuviera.
Lo normal es que este tipo de actos requieran de una inversión de dinero elevada al igual que de tiempo y energía. Por ello es importante que todas las acciones se dirijan a la consecución de los objetivos.
2. Identifica al mercado objetivo
Cuando ya tienes claro el objetivo del evento, es importante que pienses quién va a engrosar la lista de invitados. Cuando tengas esto definido, piensa en las características de estas personas y en lo que les gusta.
Lo ideal es que al pensar en los invitados tengas en cuenta tanto a empresarios e inversores que podrían ayudar a expandir la empresa como a empleados, proveedores, socios que ya lo sean o que podrían serlo y cualquier otro grupo interesante para tu compañía.
Ya que vas a organizar un evento, lo ideal es agrupar a bastantes sectores que se relacionen con la organización para contentarlos a todos. Y, claro está, satisfacer sus necesidades.
3. Elige el momento y el lugar idóneos
El lugar y el momento del acto son factores clave. Esto puede marcar la diferencia entre que sea todo un éxito o que, por el contrario, no asista nadie. Obviamente, cuando una compañía decide organizar una actividad así, busca que asista la mayor cantidad posible de invitados. Para ello puedes llevar a cabo diversas acciones. La primera de ellas es estudiar otros actos similares a los que pudieran asistir los invitados que esperas en tu evento. Hay que evitar que coincidan las fechas para no poner a los asistentes en una encrucijada.
Por otro lado, puedes pedir que se confirme la asistencia para saber el número de invitados que acudirán finalmente. También cabe destacar otras estrategias más obvias como por ejemplo elegir un día festivo para que no interfiera con las actividades laborales de los asistentes y revisar el clima que hará para que sea un día agradable en el que apetezca salir de casa. Todo ello puede suponer una gran diferencia entre un índice de asistencia alto o bajo.
En cuanto al lugar, su elección también ha de ser meticulosamente pensada. Dependiendo del tipo de invitados que acuda, deberás optar por un lugar más lujoso o menos. De igual forma tendrás que tener en cuenta las actividades que se llevarán a cabo durante el evento. Esto te dará información sobre las necesidades y te ayudará a descartar emplazamientos que no cumplan dichas condiciones.
4. Planifica el presupuesto
Cuando todo lo demás ya esté planteado, podrás comenzar a planificar el presupuesto del que dispones. Es importante que los costes no superen el presupuesto del que dispones. Ante todo, es importante que compares precios de los servicios que necesites. Es decir, no te quedes con el primer presupuesto que te ofrezcan. Negocia con los proveedores de los servicios y trata de obtener un trato de favor en la medida de lo posible.
Debes tener en cuenta lo siguiente:
- Regalos para los asistentes: si es que se van a hacer.
- Catering: si es necesario.
- Materiales impresos.
- Honorarios de los proveedores de servicios.
- Músicos y otros espectáculos: si es que se incluyen entre las actividades.
- Equipo de iluminación y de efectos audiovisuales.
No obstante, cada evento tiene sus necesidades y, por tanto, sus costes. Por ello, debes analizar bien cada una de las partes de tu evento para poder estimar costes y ajustarte.
5. Planifica cada experiencia del acto
En quinto lugar, será necesario que pienses la lista de actividades que se sucederán durante el evento. De igual forma, deberás ordenarlas y pensar qué es lo que necesitas y quién estará al cargo de cada una de ellas. Siempre has de tener presente que tú solo no puedes estar al tanto de todo. Así que tendrás que designar a un responsable de cada actividad y darle unas instrucciones concretas. Solo de esta forma todo estará bajo control y cualquier problema se subsanará lo antes posible.
En definitiva, en el sector de la organización de eventos corporativos se debe estar actualizado. Por eso, es importante que te formes y que no dejes de estar atento a los eventos que se van celebrando a tu alrededor. Todo ello te dará ideas y evitará que te “desconectes” de lo que se lleva en el momento en que seas contratado o debas montar tu acto. Esperamos que estos consejos sobre cómo organizar eventos corporativos te hayan sido de ayuda.
