¿Buscas un software de gestión de proyectos? La gestión de proyectos tiene un protagonismo determinante en las empresas. Por ejemplo, por medio de este proceso es posible perfeccionar los resultados en torno al lanzamiento de un nuevo producto. Lo mismo sucede en el caso de que la apuesta se centre en un servicio innovador. Un software especializado es una herramienta que facilita el cumplimiento de los distintos apartados de este proceso gracias a las características inherentes al mismo. ¿Te apasiona este sector? Descubre nuestro máster en dirección y gestión de proyectos y empieza a profesionalizar tus conocimientos.
Te explicamos a continuación cómo gestionar un proyecto. Especificamos cómo nos ayudan las herramientas de project management especializados. Y, finalmente, te damos tres ejemplos de software que te convertirán en un experto de este ámbito en plena expansión y auge.
Índice de contenidos
Comunicación y seguimiento, fundamentales en la gestión de proyectos
Este recurso optimiza la gestión del tiempo al lograr los fines previstos en el tiempo deseado. Esta es una metodología ágil que facilita la realización de ese proceso, algo muy importante en un tiempo como el actual. La transformación digital es una misión necesaria en las organizaciones. La comunicación es uno de los elementos más importantes en las relaciones profesionales y también en el trabajo en equipo. Nutre la gestión en los proyectos como un hilo conductor que facilita el intercambio de ideas y el entendimiento mutuo.
A través de un software de este tipo es posible hacer un seguimiento actualizado del proceso. Una de las ventajas de la utilización de un recurso de este tipo es poder tener una visión integral del proyecto general, pudiendo establecer una relación entre la totalidad y los matices particulares de esa hoja de ruta. Es decir, gracias a esta metodología, un equipo adopta una actitud proactiva y no reactiva en el trabajo diario.
Esta toma de decisiones toma su base en la realidad misma gracias a la retroalimentación. Un feedback obtenido por medio de la lectura de los datos aportados por esta herramienta. Gracias a ello, el equipo también reduce el riesgo de error. Por tanto, este tipo de recurso supone un punto de inflexión en la manera de organizar el trabajo en equipo.
¿Qué controla un software de gestión de proyectos?
Esta es una herramienta de colaboración interna, esta fortaleza marca la diferencia competitiva en la utilización de este recurso. En la gestión de proyectos es fundamental que cada participante sepa cuáles son sus tareas principales, así como es necesario que el principal responsable pueda delegar con confianza en quien forma parte de ese equipo. Sin embargo, todo debe estar perfectamente clarificado para evitar errores. Gracias a esta planificación coordinada, el equipo puede recorrer la distancia que separa el escenario actual de ese momento deseado. Ese instante en el que el proyecto ha sido llevado a término con éxito.
En la realización de un proyecto, tan importante como la meta general que ha motivado el inicio de ese proceso, es cada meta específica. Cada meta centrada en el corto plazo. Por ello, es fundamental seguir el paso a paso del calendario temporal que describe esa evolución. Por medio de un software de este tipo es posible dar un orden a esa realidad. ¿De qué forma? A través de de la centralización de las diversas cuestiones en un mismo punto operativo.
La anticipación es fundamental como base de planificación para llegar desde el punto de salida hasta el punto de llegada. Además, la utilización de un software de este tipo también permite realizar posibles cambios necesarios en el proceso. Por ejemplo, al haber observado un dato determinado. Esta flexibilidad es fundamental porque es imposible predecir la realidad de principio a fin de manera general. Sin embargo, a través del uso de un medio para la gestión de proyectos, la empresa incrementa el nivel de influencia en la toma de decisiones.
Tres herramientas para gestionar proyectos
En el mercado existen distintas opciones que puedes considerar. Lo interesante sería que, como persona formada en gestión de proyectos, aprendas cómo funcionan todos. Verás que cada uno de ellos tiene sus propiedades y características. Además, son estos los que permiten adquirir una amplia información sobre los diferentes procesos que realizan los empleados o departamentos de un negocio. A partir de esta información detallada podrás gestionar tu proyecto. Descubre las maneras de optimizar los diferentes procesos y consigue un mayor rendimiento.
El primer paso que debes dar es el de analizar. Es decir, estudia en primer lugar, cuáles son las características particulares del proyecto que debes auditar. A continuación, puedes descubrir tres ideas que tal vez te sirvan de inspiración práctica al integrarlas en tu proyecto:
Wunderlist
La metodología principal de esta herramienta es la realización de tareas que facilitan la planificación previa. Puedes concretar fechas de vencimiento. Así previenes el riesgo de que en algún momento caigas en el despiste de un olvido significativo. Puedes cumplir con el compromiso de ese proyecto al terminar con puntualidad las tareas previstas.
No superes el plazo límite. Además, la funcionalidad de Wunderlist Pro también es la base del trabajo en equipo. Como usuario de esta herramienta puedes compartir tus listas con otros colaboradores. De forma sencilla, puedes fomentar la colaboración con una actitud positiva. Puedes añadir recordatorios para estar seguro de que no cometes ningún olvido importante.
Asana
Esta es otra de las ideas que puedes añadir a esta lista de opciones para gestionar proyectos con creatividad y eficacia. Es una herramienta con la que poder hacer un seguimiento del trabajo realizado durante todo el proceso. Puedes reforzar el pensamiento visual al estructurar la información en listas o tablones.
Realiza una descripción detallada de la información relativa a este proyecto. Anota cuáles son los plazos de entrega inherentes al proyecto. Quiénes son los implicados que participan en este proceso y otras observaciones que creas conveniente puntualizar. Por tanto, es una herramienta eminentemente práctica para no dar nada por supuesto. Ya que eso puede dar lugar a algún tipo de confusión.
Trello
Además de las herramientas descritas hasta el momento, también puedes disponer de otras opciones tan interesantes como Trello. Un buen software de gestión de proyectos que empezó como una simple herramienta más y se ha convertido en prácticamente imprescindible. Esta aplicación puede convertirse en una de tus favoritas gracias a sus propiedades y multifunciones. Es un medio que facilita la colaboración en la empresa y la comunicación eficaz. Pueden participar distintos usuarios mediante invitación previa. Entre sus funciones más destacadas está la que permite organizar el calendario de tareas para avanzar en el proyecto. Ten siempre presente cuáles son las fechas definitivas de este proyecto y anota cuáles son las tareas más urgentes, imprescindibles o las que pueden esperar. Todos los usuarios implicados en ella irán viendo cuál es su progreso y estados concretos.
Por tanto, cualquier software de gestión de proyectos de calidad puede marcar la diferencia en la colaboración mutua. Así ocurre cuando distintos implicados trabajan por la consecución de un objetivo común. Tan importante como la empatía es disponer de los medios adecuados para facilitar este proceso. Así, el resultado de ese proyecto es mejor de forma cualitativamente significativa.
Ahora que ya conoces estas tres herramientas de gestión empresarial, conviértete en un usuario avanzado de ello. En nuestra escuela de negocios encontrarás formación específica que te permitirá convertirte en un project manager profesional. Asesora, audita y consigue que todos los proyectos que tengas entre manos sean exitosos.
