Los programas de contabilidad han supuesto una revolución en el mundo de la organización de presupuestos y economía. No solo tenemos que referirnos a las empresas de cara a mejorar la contabilidad, sino también es posible utilizarlos a menor escala como es el caso de un hogar. A continuación, te explicamos cómo era la contabilidad antes de que la informática hiciera aparición en nuestras vidas y cuáles son los tipos principales de programas que existen en la actualidad. Además, te recomendamos que eches un vistazo a nuestro máster en contabilidad, una titulación que cuenta con formación complementaria en el módulo SAP de finanzas y tesorería.
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La contabilidad antes de la aparición de la informática
La contabilidad se entiende como el estudio y análisis de la situación económica de una organización. Y en este ámbito, la informática no siempre ha estado presente. De hecho, la contabilidad existía mucho antes de que la informática llegara a nuestras vidas.
Imaginemos que vamos a analizar la situación financiera de un hogar familiar o bien de una pequeña empresa. Parece que, con ayuda de una calculadora, un papel y un bolígrafo, podríamos llegar a obtener resultados claros. Sin embargo, incluso en esta pequeña dimensión es natural hoy en día recurrir a programas de contabilidad. Aunque sea una simple hoja de cálculo.
Por otro lado, los programas de contabilidad suponen una ayuda enorme. Sobre todo a las grandes organizaciones y empresas que mueven grandes cantidades de dinero. Sin embargo, no solo se trata de la gran cantidad de dinero. Sino también de la diversidad de transacciones y operaciones llevadas a cabo desde diferentes orígenes. Es por eso que estas empresas no solo recurren a hojas de cálculo. Sino que desde los inicios de la informática se han desarrollado programas específicos a medida. Unas herramientas especialmente pensadas para poder gestionar su contabilidad con mayor precisión y comodidad.
En resumen, antes de la informática, el control a través del papel y el bolígrafo (con la inestimable ayuda de la calculadora) era una tarea más que engorrosa. Así se generaban ingentes cantidades de papel que tenían que revisarse con esmero para evitar la presencia de errores. Estas mismas acciones, una vez informatizadas, han simplificado enormemente las tareas, reducido los tiempos de trabajo en este aspecto y además disminuyen los fallos en la transcripción de datos.
Ventajas de los programas de contabilidad
Como te hemos explicado, estos programas han ido cambiando las formas de trabajo en las empresas. Sustituyendo paulatinamente la contabilidad manual por la contabilidad informatizada. Actualmente, prácticamente la totalidad de las cuentas se lleva a cabo mediante software. No obstante, son varias las empresas que siguen combinando ambos métodos para conseguir una gestión más eficaz.
En cuanto a las ventajas principales de la contabilidad a través de software, destacamos las siguientes:
Mejora en la gestión del tiempo y simplificación de las tareas
Los programas informáticos permiten reducir el tiempo de trabajo en todos los ámbitos. Se puede decir, por lo tanto, que la tecnología ha facilitado el trabajo de muchos profesionales en sus tareas tediosas. Lo mismo ha ocurrido en el sector de la contabilidad y las finanzas. Gracias a los programas de contabilidad ya no es necesario realizar cada una de las operaciones propias de la contabilidad a mano.
En lugar de hacer cada una de las tareas, pueden indicarse al programa todas las operaciones que queremos realizar y lo hará automáticamente. Un avance para todos aquellos que vivían enganchados a sus calculadoras y debían comprobar varias veces si los números y resultados obtenidos eran correctos.
Adiós al papel, hola a la nube
El uso de los programas, junto al avance del internet y de otras tecnologías, nos ha permitido ir despidiéndonos de los papeles. Es cierto que en el mundo de la contabilidad seguimos archivando durante un tiempo ciertos documentos. Sin embargo, gracias a la red y la conectividad de los softwares actuales, podemos disponer de los mismos datos en diferentes ordenadores, aunque estén separados a kilómetros.
Esto representa una enorme ventaja hoy en día, pues los departamentos de contabilidad pueden estar externalizados o compuestos por varios profesionales, que deben poder acceder a los datos simultáneamente. Una empresa de gran tamaño que trabaje en diferentes localizaciones puede servirse de estos softwares de contabilidad. Se trata de un método rápido y útil para compartir los datos financieros de forma instantánea.
Diseño de un software de contabilidad a medida
Además de disponer de programas de finanzas y contabilidad preconfigurados o genéricos, hoy en día es posible diseñar nuestro propio programa de contabilidad. Es decir, cada empresa puede tener a su disposición su propio software, que tenga en cuenta sus diferentes secciones o puntos más importantes. En el programa se indicarían las operaciones frecuentes en esa empresa y se gestionará tal y como decida la dirección de la misma. Además, pueden establecerse varios usuarios de modo que, en función de la categoría dentro de la empresa, pueda tenerse acceso a la información total o parcial de la situación financiera real.
Tipos de programas de contabilidad
El programa más básico que se utiliza para todo tipo de contabilidad (en pequeñas y grandes agrupaciones), es la hoja de cálculo. Con esta, puedes programar algunas operaciones y realizar un montón de números en tan solo algunos segundos.
Si bien es cierto que programar y diseñar esta hoja de cálculo puede llevar más tiempo de lo esperado. Hay que plantearlo como una inversión a largo plazo, ya que en un futuro sí servirá para ahorrar gran cantidad de horas. Asimismo, existen hojas de cálculo ya programadas que pueden descargarse y utilizarse con los datos propios de una empresa.
En otros casos, te será más útil usar programas de contabilidad específicos. Algunos de ellos pueden ser Contasol, Seniorconta, Sico, Contasimple o Contaplus, uno de los más usados. Estos softwares genéricos están enfocados a distintos negocios. De este modo, emiten informes, estadísticas y datos útiles a las empresas para gestionar tu contabilidad.
Diseños personalizados
Además, es posible recurrir a un software personalizado específicamente para una empresa, un departamento o un grupo de empresas de actividad similar. Un ejemplo de software de este tipo es el de SAP. En él puedes incluir todo tipo de facturación, los gastos y gestionar ofertas o promociones. También es posible introducir la información financiera del mercado de valores o de la bolsa, en caso de necesitarlo.
Otra posibilidad interesante para incluir en estos programas es la gestión del personal del que dispone la empresa. Así, puedes controlar sueldos, conceptos extraordinarios en las nóminas, horas extra o el tipo de contrato que tiene cada trabajador.
La idea de estos softwares es contar con una interfaz donde obtener datos inmediatos acerca de la situación económica de una determinada empresa. Así como de cuáles son las áreas en las que más se invierte. Del mismo modo, conocer las áreas de mayor beneficio puede ser esclarecedor para continuar con la mejora e impulso del negocio.
En definitiva, los programas de contabilidad son una gran ayuda para mejorar las cuentas de un negocio o de un hogar. Controlar los gastos e ingresos resulta fundamental para conocer con exactitud si una empresa funciona y cuál es el público principal. Además, los datos que se extraen de estos programas pueden utilizarse para un análisis más exhaustivo y así dirigirlo al marketing para mejorar la facturación.
