La organización de eventos es una profesión muy variada y satisfactoria, sobre todo cuando se comprueban los buenos resultados que se tienen tras la celebración de uno de ellos. Los eventos pueden ser de muchos tipos en función si van dirigidos a la empresa o bien a las relaciones sociales. En esta ocasión hablaremos de los eventos sociales y de los diferentes tipos que existen. También se tratarán los aspectos a tener en cuenta por parte del event planner para la organización de los mismos. ¿Quieres convertirte en un profesional de este ámbito? No te pierdas nuestro curso online en organización de eventos.
Índice de contenidos
Los eventos sociales están más enfocados al ámbito privado, familiar o de relaciones sociales que inducen a una mejora en los vínculos afectivos entre los invitados. Algunos de los ejemplos más representativos son las bodas, las comuniones, los bautizos, los cumpleaños o las reuniones con amigos. Son aquellos que se celebran para causar una buena impresión y disfrutar con los invitados.
Para ello, el organizador del evento debe tener en cuenta una serie de elementos y objetivos. Esto es importante, ya que tanto anfitriones como invitados deben estar totalmente satisfechos. En primer lugar, trataremos los diferentes tipos de eventos sociales que pueden organizarse.
Bodas
Las bodas son uno de los eventos sociales más importantes debido al número de invitados y a las necesidades que se requieren. Se deben tener en cuenta los gustos y preferencias de la pareja, así como el lugar más adecuado para la celebración. Incluso algunas de ellas son bodas temáticas, por lo que se organizará en función a lo que quieran los novios.
Bautizos y comuniones
Los bautizos y comuniones son otro de los eventos familiares que requieren de un lugar idóneo para su celebración. Al igual que en las bodas, se deberán tener en cuenta el número de invitados y las necesidades que se requieren. También se debe tener en cuenta que, al tratarse de un evento al que acuden en gran parte niños, los servicios deben estar adaptados a ellos.
Reuniones familiares o con amigos
Las reuniones tipo cóctel o comidas de gala son muy frecuentes, tanto para familiares como para amigos. Normalmente pueden estar organizadas por un solo anfitrión, o bien por varios que deciden reunirse.
Cumpleaños o aniversarios
Los cumpleaños y aniversarios son otros de los acontecimientos que pueden organizarse. Están enfocados para aquellas personas que deciden celebrar un momento importante de su vida. Algunos de estos momentos puede ser cumplir la mayoría de edad, o bien algún cumpleaños más especial. Los aniversarios son muy frecuentes para las parejas que llevan muchos años juntos y que quieren realizar un evento especial más íntimo.
Graduaciones
Cuando se terminan los estudios, muchos estudiantes deciden celebrar una fiesta de graduación. Para este tipo de fiestas se deberá prestar atención a las necesidades, ya sea un auditorio, servicios de catering, sala de discoteca, etc.
Aspectos básicos sobre la organización de eventos
Estos son algunos de los elementos que se deben organizar y tener en cuenta para una correcta organización y planificación:
Elección del lugar adecuado y la fecha
Para elegir el lugar donde se celebrará el evento, es necesario tener en cuenta algunos datos básicos sobre la celebración. Por ejemplo, el tipo de evento, ya que no es lo mismo el entorno donde se celebra una boda que un cumpleaños. Se deberá adaptar el lugar en función de la temática y de las necesidades que tenga el evento. También hay que prever el número de invitados que asistirán.
Otro aspecto a tener en cuenta es la facilidad de comunicación y accesibilidad al lugar, ya que se debe facilitar la llegada a todos los asistentes. Y por último, elegir la fecha más adecuada tanto para el anfitrión como para los invitados.
Decoración
Uno de los aspectos que se valoran es la decoración y ambientación del evento. Normalmente, las celebraciones giran en torno a una temática, la cual va asociada al evento social en sí y al tipo de invitados que asistirán. Por ejemplo, para un cumpleaños es buena idea adaptar la decoración a los gustos o bien a algo representativo que tenga relación con el anfitrión. Si se trata de una comunión, también se deberá decorar el ambiente y tener en cuenta los detalles que sorprenderán a los invitados.
Servicios
Cuando hablamos de servicios nos referimos a aquellos aspectos que se deben contratar o poner a disposición de los invitados. Algunos de los más comunes son el catering, actividades para niños, contratación de un grupo de música, etc. Son aquellos servicios que estarán presentes durante el evento y que servirán para que los invitados se sientan cómodos y no tengan de qué preocuparse.
Estos servicios tendrán que ir adaptados al tipo de evento social que se lleve a cabo. Por ejemplo, para una comunión conviene contar con un animador o servicio de colchonetas para que los niños se diviertan.
Invitados e invitaciones
Es fundamental para los invitados avisar con tiempo de la fecha del evento, dado que de esta forma lograremos que el mayor número de personas puedan asistir sin problemas. Para ello, es necesario el envío de las invitaciones, en las que se incluyan la fecha, el lugar y cómo llegar, el tipo de celebración y el código de vestimenta. En otras palabras, deben aportar toda la información necesaria.
Código de vestimenta
Se deberá tener en cuenta el tipo de vestimenta que se quiere para el evento, ya sea formal o informal. Esto es importante ya que no es el mismo dresscode para una boda que para un cumpleaños. Se deberá avisar con tiempo suficiente a los invitados, para que todos se sientan a gusto y adaptados al evento.
En definitiva, los eventos sociales están muy presentes en nuestras vidas, ya sean bodas, comuniones o bautizos o incluso una graduación. La clave para que estos eventos sean un completo éxito es la organización y preparación del mismo por parte de un profesional. Se deben tener en cuenta todos los detalles para ajustar lo mejor posible las necesidades de cada tipo de evento, por lo que la figura del organizador de eventos o event planner es fundamental.
