Claves para analizar la viabilidad de un proyecto

Los proyectos pueden ser de muchos tipos. Desde una gran construcción de edificios, hasta la puesta en el mercado de un nuevo producto o servicio por parte de una empresa consolidada, pasando por la creación de una nueva startup o de una tienda online. Pero, en todos los casos, será necesario analizar la viabilidad de un proyecto que se quiera poner en marcha. ¿El objetivo? Evitar fracasos costosos. Fórmate con el máster online en dirección de proyectos y aprende a hacerlo.

El propósito último del estudio de viabilidad de un proyecto es generar toda la información necesaria para saber si se debe llevar a cabo o no. Se trata de estudiar detenidamente todos los factores relevantes del proyecto antes de acometerlo, asegurándote de que merece la pena intentarlo.

Sin embargo, no en todos los casos este estudio de viabilidad de un proyecto es igual de importante. Si nuestra idea consiste en crear una nueva empresa, los riesgos asumidos son mucho mayores que si una empresa consolidada asume el proyecto de llevar un nuevo producto al mercado, abrir una sucursal nueva o crear un área de pedidos online. En este caso, los riesgos asumidos son solo una parte del riesgo total del negocio. Y la decisión puede asumirse de forma más intuitiva y menos analítica.

¿Qué variables afectan a la viabilidad de un proyecto?

Existen muchas variables que suelen o pueden afectar a la viabilidad de un proyecto, pero podemos destacar las siguientes:

• Los incumplimientos del presupuesto y de los costes, que alteran la rentabilidad del capital invertido. Es preciso controlarlos permanentemente y adoptar decisiones correctoras.
• Los incumplimientos en los plazos de alguna actividad esencial que afectan al plazo global del proyecto, con los consiguientes riesgos para su viabilidad.
• Los cambios en la tecnología en la que se basa el proyecto pueden alterar la rentabilidad del mismo. Por eso, es preciso estar atentos a ellos, por si fuera necesaria una revisión o incluso un abandono, por convertirse en inviable.
• Las exigencias de las normas de calidad, que a veces cambian hacia mayores exigencias por razones de seguridad. En las obras o instalaciones, por ejemplo, o en los productos como juguetes, alimentación, o que usen componentes de riesgo, etc. Esto puede alterar sustancialmente el análisis de la rentabilidad del proyecto.
• Los cambios en el entorno empresarial del sector, con la aparición de competidores que se hayan adelantado a tu idea de negocio o nuevo desarrollo. Este hecho puede dejar obsoleto tu producto o servicio. Y la regulación gubernamental puede alterar el modo de funcionar el mercado en el que estás o quieres estar.

Por estas razones, la viabilidad de un proyecto no debe evaluarse solo al comienzo del desarrollo del mismo. Al contrario, se debe hacer de forma permanente, monitorizando todas las variables citadas para poder responder a sus posibles cambios con nuevas alternativas o nuevas soluciones técnicas.

¿Qué estructura debe tener un estudio de viabilidad?

Un estudio de viabilidad es un documento muy serio y hay muchas opciones para aprender a confeccionarlo. Por ejemplo, mediante diversos cursos que imparten los centros de formación especializados. Se utilizan instrumentos de apoyo para el análisis, como el DAFO o el PESTEL.

En cualquier caso, este documento debe tener una estructura mínima, como la siguiente:

• Resumen ejecutivo.
• Alcance y descripción del proyecto: actividad, producto o servicio.
• Aspectos operativos, administrativos y legales.
• Análisis estratégico de la situación, o DAFO.
• Estrategia de marketing.
• Programación del proyecto y plazos.
• Estimación de la inversión y financiación del proyecto.
• Presupuesto de explotación.
• Organización y Recursos Humanos
• Evaluación de la viabilidad y recomendaciones.

Lógicamente, esta estructura general deberá ser adaptada a cada caso concreto. No es lo mismo un proyecto de construcción y puesta en uso de un aeropuerto, que un proyecto para crear y desarrollar una nueva startup de base tecnológica.

¿Cuáles son las claves para analizar la viabilidad de un proyecto?

Llegados a este punto, ya estamos en situación de conocer todas las claves para llevar a cabo este estudio. Para ello, puedes hacerte las siguientes preguntas, que debes intentar responder para averiguar si realmente funcionará tu proyecto. Aunque, dependiendo del tipo de proyecto, algunas no serían necesarias.

Preguntas sobre el proyecto:

1. ¿Crees que tu proyecto o idea de negocio vale la pena? ¿Qué ofrece de nuevo que no estén ofreciendo ya otras empresas?

2. ¿Por qué crees que los clientes comprarán tu producto o servicio? ¿Estás cubriendo una necesidad actualmente insatisfecha? ¿Supone un salto cualitativo sobre lo que ya hay en el mercado?

3. ¿El público está preparado? ¿Va a ser bien aceptado por el entorno social, político o económico?

4. ¿Estás suficientemente familiarizado con el mercado al que se dirige tu proyecto?

Sobre su financiación:

5. ¿Cuánto dinero requieres para empezar y hasta que comiencen a llegar los ingresos?

6. ¿Necesitas registrar alguna patente o adquirir el derecho a usar una ya registrada?

7. ¿Cómo vas conseguir el dinero para financiar el comienzo: líneas de crédito, préstamos, business angels, inversores de capital riesgo?

8. ¿Cuántos ingresos piensas que puedes obtener en las sucesivas etapas de inicio y desarrollo?

9. ¿Estás preparado para asumir el riesgo de que tu proyecto no salga bien y obtengas un quebranto económico? ¿Hasta qué volumen económico estás dispuesto a endeudarte?

Sobre los recursos necesarios:

10. ¿Has estimado cuántos empleados necesitarás? ¿Has definido sus perfiles y las posibles retribuciones?

11. ¿Tienes esbozado un programa de trabajo, tanto general para todo el proyecto como para cada área? ¿Tienes una idea más o menos clara de los plazos involucrados para su desarrollo completo?

12. ¿Has tenido en cuenta aspectos como las necesidades logísticas, los proveedores con los que podrás contar, las necesidades tecnológicas e informáticas o las licencias tecnológicas que puedas necesitar?

13. ¿Dispones de un local adecuado donde llevar a cabo las actividades necesarias? ¿Has evaluado la ubicación más conveniente según zonas, para que su instalación en un determinado punto no sea un inconveniente para su desarrollo?

14. ¿Puedes disponer sin dificultades de todos los permisos, licencias y controles administrativos que exigen las distintas autoridades? ¿Has comprobado que no hay ninguna normativa que impida o dificulte el desarrollo de la actividad contenida en tu proyecto?

Si puedes responder a estas cuestiones sin mucha dificultad, tu proyecto está preparado para ser llevado a cabo. Pero, en todo estudio de viabilidad de un proyecto, siempre habrá que estar atentos a los cambios que vayan surgiendo.